Politique de confidentialité

SoWhat AI Inc. et sa filiale SoWhat AI SAS (ci-après, « Sowhat AI ») s’évertuent à ce que la collecte et le traitement de vos données, effectués à partir des sites internet de ses clients ou de www.sowhat.ai, soient conformes au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la Loi Informatique et Libertés (LIL) française.

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La présente « Politique de confidentialité » a pour objet d’informer les visiteurs de ce site, les sociétés clientes de SoWhat AI et les personnes utilisant le Service de moteurs de discussion spécialisés et innovants appelés « Assistants » sous la forme de chats intelligents, permettant de faciliter le recrutement, la relation employé, la prise de commande, la relation clients, la qualification de prospects développé par SoWhat AI, relativement à l’utilisation de leurs données à caractère personnel (ci-après, les « Données »).

Informations générales à propos de la Société

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SoWhat AI Inc., développeur du Service SoWhat AI, société de droit du Delaware dont le siège est situé au 44, Tehama Street, CA 94105 San Francisco, USA
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SoWhat AI SAS, distributeur du Service Sowhat AI en Europe, Société par Actions Simplifiée au capital de 1000 euros dont le siège social est situé à 54 Rue René Boulanger, 75010, Paris, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 882 852 213
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Email : contact@sowhat.ai
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Coordonnées du délégué à la protection des données (DPO) : dpo@sowhat.ai

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Finalités des traitements et Rôles de la Société

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1er Cas : SoWhat.ai est Sous-traitant

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La finalité principale du Service SoWhat AI est, selon la mise en oeuvre décidée par les Clients de SoWhat AI, de faciliter le processus de recrutement, et/ou la relation employé, et/ou la prise de commande, et/ou la relation clients, et/ou la qualification de prospects pour les Clients de SoWhat AI ; dans ce contexte :

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• le Client qui recourt au Service est le Responsable de Traitement, et SoWhat AI est son Sous-traitant au sens de l’Article 4 du RGPD ;
• le traitement des Données collectées via l'Assistant a pour seule finalité la transmission, l’analyse et l’organisation des données recueillies pour le Client ;
• en sa qualité de sous-traitant, SoWhat AI s’engage à ne traiter les Données que sur instruction documentée du Responsable de traitement et informera immédiatement ce dernier si, selon elle, une instruction constitue une violation de la Réglementation.

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SoWhat AI invite donc chaque utilisateur (« l’Utilisateur ») à prendre connaissance de la notice d’information fournie par le Responsable de Traitement.

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2e Cas : SoWhat.ai est Responsable de traitement

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Traitement de vos données de conversations au-delà de la phase de conversation : SoWhat AI souhaite également utiliser les Données fournies par un Utilisateur lors de et après sa conversation via le Service mis en place chez un Client de la Société, et ce aux fins d’amélioration de son Service et notamment de l’enrichissement de son algorithme. SoWhat AI est alors Responsable de Traitement, et ce traitement est basé sur notre intérêt légitime (Art. 6.1f du RGPD).

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Il est à noter qu’après la phase d’usage du Service telle que décidée par le Client, la Société procède à une suppression des données identifiantes de l’Utilisateur. Les données non identifiantes permettent la création d’un modèle, lui-même destiné à enrichir l’algorithme de l'Assistant en vue de l’amélioration du Service.
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Collecte sur ce site web : lorsque vous contactez la Société via ce site web www.sowhat.ai, notamment en fournissant votre adresse email pour prendre rendez-vous ou rester en contact, SoWhat AI est Responsable de Traitement. La collecte et l’utilisation de ces données transmises ont pour seule finalité de répondre à vos demandes d’informations. De ce fait, ce traitement est basé sur notre intérêt légitime (Art. 6.1f du RGPD).

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Quelles données ?

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Les Données listées ci-dessous sont celles qui sont usuellement demandées par le Service SoWhat AI mais la liste des Données demandées est adaptée pour satisfaire les spécificités du secteur d’activité ou les besoins particuliers du Client, Responsable de Traitement. L’Utilisateur doit ne communiquer que des informations complètes et à jour, qui sont les siennes et n’enfreignent pas les droits de tiers.‍

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A) Les Données fournies par l'Utilisateur :

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En réponse aux questions formulées par l’Assistant, l'Utilisateur communique directement les données utiles à sa candidature/commande/demande d’information en vue de son recrutement/commande/projet comprenant notamment, fonction des cas d’usage du Service, les catégories d’informations suivantes :

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• État-civil / identité, comme ses nom, prénom, âge…
• Vie personnelle, incluant son adresse postale, adresse email, numéro de téléphone, par exemple si l'Utilisateur est titulaire du permis de conduire ou non, ses dates de disponibilité et les créneaux horaires par jour de la semaine de ses disponibilités, son choix concernant sa commande, ses niveaux de revenus et/ou d’apport pour son projet, le type de bien ou de service recherché…
• Vie professionnelle, comme sa profession, son CV (sous forme d’une pièce jointe, le cas échéant envoyée par email à la suite de la conversation avec l’Assistant, selon le choix du Client), son niveau d'étude ou ses diplômes, son expérience professionnelle et les fonctions exercées, le type de contrat recherché (CDD / CDI ou autre) ainsi que la durée hebdomadaire recherchée…
  Autre, incluant les réponses apportées par l'Utilisateur à des questions ouvertes, telles que sa motivation, son expérience d'emploi au contact de clients dans le cas d’un candidat à un recrutement, ou bien les choix ou préférences concernant une commande ou un projet…

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B) Les Données collectées automatiquement :

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D'autres données sont susceptibles d'être indirectement collectées par SoWhat AI dès lors que l'Utilisateur utilise l'Assistant. Ce sont notamment les catégories de Données suivantes : données de connexion, notamment l'adresse URL par laquelle l'Utilisateur est arrivé sur le site (pour identifier et comparer les différents canaux de communication), un identifiant affecté à l’Utilisateur et un identifiant affecté à la conversation, tous deux conservés sous la forme de cookies valables 30 jours.

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C) Les Données enregistrées par le Client :

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Le Client, Responsable de Traitement, a la capacité de mettre un commentaire, une appréciation sur un candidat / employé / client/ prospect.

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A destination de qui et pour quelle durée ?

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1er cas : Les Données collectées par le Service SoWhat AI lors du déroulement de la conversation sont d’abord destinées au Client, qui décide en tant que Responsable de Traitement de la durée durant laquelle il les traite et les conserve. Les informations de localisation via votre adresse IP ou adresse postale ne lui sont pas communiquées et ne servent qu’à trouver un lieu du Client le plus proche pour l’Utilisateur, ou de calculer une estimation du temps de trajet vers le lieu de travail sollicité. SoWhat AI ne prévoit pas et ne propose pas de prise de décision automatisée sur la base des Données fournies par l’Utilisateur lors de l’usage du Service.
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2e cas : Au-delà de la phase de gestion post-conversation par le Client (1er cas), SoWhat AI souhaite également utiliser les Données fournies par un Utilisateur lors de sa conversation et ce aux fins d’amélioration de son Service et notamment de l’enrichissement de son algorithme. Une suppression des données identifiantes est alors effectuée par SoWhat AI (nom, prénom, adresse postale sauf code postal, adresse email, numéro de téléphone, CV…) et les autres informations sont conservées sans limitation de durée par SoWhat AI sous une forme où elles ne sont plus directement identifiantes, afin d'alimenter une base de données permettant à SoWhat AI d'améliorer la qualité et la performance de son Service SoWhat AI.

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Vous pouvez vous y opposer ou faire valoir vos autres droits en vous adressant à SoWhat AI (voir les paragraphes Quels sont vos droits ? et Comment exercer vos droits ?).

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Quels transferts de données hors de l’UE ?

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Toutes les données à caractère personnel ainsi collectées via la Service sont hébergées et traitées par le personnel au sein de l'UE sous la responsabilité de SoWhat AI. Ainsi SoWhat AI n’effectue pas de transfert de vos informations en dehors de l’Union Européenne (UE).

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Quelles mesures de sécurité ?

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SoWhat AI s’efforce de protéger les Données que vous lui confiez, directement ou indirectement lorsque vous avez recours au Service sur le site d’un Client, notamment en :

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• Restreignant l’accès aux Données au personnel de SoWhat AI dûment habilité à cet effet. En outre, SoWhat AI s’engage à s’assurer que le personnel ne prenne aucune copie des supports informatiques ou des Données collectées à l’exception de celles strictement nécessaires à l’exécution des obligations de SoWhat AI  (ex : les sauvegardes) ;
• S’assurant que les contrats de travail de son personnel contiennent des clauses de confidentialité pour les Données auxquelles il pourrait avoir accès ;
• Chiffrant (« cryptant ») les données, à la fois lors de l’interaction de l’Utilisateur avec le Service, et ensuite lorsque les données ainsi transmises sont conservées en bases de données ;
• Et plus généralement, en prenant toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, notamment tous les moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constante des systèmes et services de traitement, et pour s’assurer que les Données ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés.

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Cookies et mesure d'audience

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Un cookie est un fichier envoyé à votre navigateur via le site Web consulté. Ce cookie permet de stocker des informations et d’en collecter, par exemple pour nous permettre de savoir quelles pages vous avez visitées, combien de temps vous êtes resté(e)sur ce site, sur quel(s) lien(s) vous avez cliqué, à quelle fréquence vous revenez sur le site, etc.

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La collecte des cookies est basée sur votre consentement (Article 6.1a du RGPD) sauf lorsque le cookie est indispensable au fonctionnement du site.

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Traceurs sur ce site web www.sowhat.ai

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Le site SoWhat.ai nécessite un cookie de session lié au socle technique utilisé pour la construction du site. Il n'est pas possible de le désactiver sans quoi le site internet ne vous serait plus accessible.

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Les cookies d'analyse statistique de consultation du site Google Analytics sont également placés sur le site sowhat.ai.
En outre, SoWhat AI mène des campagnes ponctuelles pour mieux comprendre l’usage qui est fait de ce site et améliorer votre expérience utilisateur. Ces campagnes s’appuient sur un outil qui a recours à des traceurs tiers qui enregistrent des données relatives aux visiteurs et leur appareil, notamment une partie de l’adresse IP, la taille de l’écran, le type de navigateur, le pays, la langue utilisée… Le fournisseur de ce service a interdiction par contrat de revendre les données ainsi collectées pour SoWhat AI
Traceur utilisé par l’Assistant : comme indiqué ci-dessus, un cookie est utilisé pour conserver durant 30 jours l’identifiant affecté à l’utilisateur du Service et l’identifiant affecté à la conversation, afin de permettre la poursuite de l’échange après une interruption de la part de l’utilisateur.

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Quels sont vos droits ?

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Conformément au règlement général sur la protection des données et à la loi informatique et libertés, vous pouvez accéder et/ou obtenir copie des données vous concernant. Selon le contexte :

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• vous pouvez vous opposer au traitement de ces données, les faire rectifier ou les faire effacer ;
• vous disposez d'un droit à la limitation du traitement de vos données et d’un droit à la portabilité de ces données.

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Lorsque vous avez donné votre consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment.

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Comment exercer vos droits ?

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Vous pouvez exercer vos droits à tout moment en contactant, selon les cas :

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• le point de contact désigné chez le Client de la Société utilisant le Service SoWhat AI, ou
• le délégué à la protection des données (DPO) de SoWhat AI à l’adresse dpo@sowhat.ai

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Pour des raisons de sécurité, vous devez justifier de votre identité (par exemple en fournissant vos nom, prénom, adresse postale ou électronique). Le cas échéant, une pièce d’identité valide pourra vous être demandée. Veuillez noter que dans le cas où vous feriez une demande auprès de SoWhat AI qui concernerait un Client, SoWhat AI s’engagerait à transférer au plus vite votre demande au Client concerné. Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à une autorité de contrôle.

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Mise à jour de cette politique

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Nous sommes susceptibles de modifier la présente politique de confidentialité. En cas de modifications importantes, nous publierons un avertissement sur le site web concerné.